10 TIPS
SOLUCIONES PASO A PASO
Por Deborah Catalano Ruriani

Iniciar un programa de entrada eficaz

El control de los envíos de entrada maximiza la eficiencia y ahorra dinero, pero crear un programa de entrada puede ser una tarea intimidante. Gen Nusekabel, director de marketing de Sterling Commerce, una empresa de transporte y logística en Dublín, Ohio, ofrece consejos para que su programa siga el camino correcto.

1. Cree un equipo de proyecto. Aproveche la experiencia de sus representantes de adquisiciones y logística; cada departamento necesita información sobre los costos para administrar mejor el proceso. Un miembro o asesor de TI también pueden ser un valioso complemento.

2. Defina los objetivos del proyecto. Decida qué espera lograr cuando este proyecto quede terminado. ¿Es simplemente para reducir costos, mejorar las relaciones con los proveedores, tener un mejor control de inventario, crear un inventario administrado por el proveedor, lograr el control de los pedidos de entrada o utilizar mejor una flota dedicada?

3. Determine cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI, key performance indicators). Cree un punto de inicio o de referencia de los resultados actuales y determine los KPI, que podrían incluir el desempeño de los proveedores (reconocimiento de órdenes, tasa de relleno de órdenes, envíos a tiempo), el rendimiento del transportista (aceptar el envío de licitación, recolección a tiempo, entrega a tiempo), la presentación de resúmenes de excepciones y las mediciones de satisfacción tanto de clientes como de proveedores.

4. Clasifique y cuantifique las operaciones de entrada actuales. Evalúe sus envíos de entrada actuales y clasifíquelos por quién controla el transporte de mercancías (de prepago o recolección), dónde se encuentran los gastos de flete y si el transportista fue seleccionado mediante una guía de rutas.

5. Considere invertir en tecnología. Las soluciones de gestión de transporte y conectividad de negocio a negocio pueden proporcionar un enfoque sistemático para sus procesos de entrada y sus controles financieros.

6. Evalúe mejor el costo de desembarque por proveedor. Para calcular mejor el costo de desembarque, debe ser capaz de asignar los gastos de los fletes y los recargos por combustible, además de la consultoría, para obtener la imagen real de sus costos. Elija una herramienta de software que le ayude a estimar y volver a estimar las tarifas de los envíos con base en todos los escenarios disponibles. Hágase estas preguntas: ¿Su organización realmente desea asumir el transporte de mercancías? Si un proveedor es más grande que usted puede obtener mejores tarifas, pero ¿qué está siendo facturado en el costo de los bienes? Aquí es donde la visibilidad de los gastos por fletes, separados de los costos de los bienes de una organización, generan la oportunidad de controlar los gastos.

7. Pregunte por las capacidades tecnológicas de los proveedores. Asegúrese de que tienen capacidades de EDI, así como un portal con un formulario web para proporcionar la información de “listo para enviar”. No subestime la cantidad de trabajo necesario para “limpiar” los datos de los proveedores.

8. Otorgue prioridad a los proveedores para obtener resultados rápidos. En cualquier proyecto, la entrega de resultados rápidos o de amortización debe ser un objetivo. Dé prioridad a los proveedores con una implementación fácil y un mayor retorno de inversión. Por lo general, se trata de proveedores de recolección o proveedores nuevos, que aún no cumplen con ciertas normas, de modo que usted podría influir en los términos del flete.

9. Ejecute. Antes que nada, comunique el plan a todas las partes implicadas, tanto interna como externamente, para hacerlas entrar en el proceso. Luego, implemente los cambios.

10. Mida y vigile tanto el cumplimiento como el desempeño. Comente a sus proveedores la forma en que será medido su desempeño. Establezca las revisiones de cumplimiento de rutas con cada uno de los proveedores y asegúrese de que los datos están a disposición de ambas partes para su análisis en cualquier momento.

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