 Jalando Juntos
Por John Edwards
Los sistemas de administración de transporte atraen a las compañías con la promesa de traer estructura y eficiencia a los procesos polarizados. Pero es crucial sopesar lo positivo y lo negativo antes de optar por el producto.
¿Se imagina a un fabricante de productos sin ninguna visión estratégica para la adquisición, ni para la colaboración interna? Paul Rizzo, director de logística para PepsiAmericas, en Schaumburg, Illinois, no tuvo que imaginarlo; él lo vivió.
“Estábamos haciendo negocio de un modo descentralizado y desarticulado”, él recuerda. “Por ejemplo, podíamos gastar 20 millones de dólares en costos de flete dentro de un radio de 200 millas, con cuatro o cinco plantas diferentes, cada una de ellas tomando decisiones de transportación en el vacío. En ese momento, la administración de transporte más sofisticada que teníamos era alguien capturando los datos en una hoja de cálculo de Excel.” Alcanzando el punto de ruptura, Rizzo decidió que la compañía necesitaba un sistema de administración de transportación (SAT) para traer estructura y eficiencia a la planificación de la logística.
Las herramientas de un sistema de administración de transportación (SAT) buscan lograr la optimización de la transportación automatizando virtualmente cada elemento clave de la infraestructura del envío de una compañía; planeación estratégica y operacional, diseño de la red, ejecución del transporte y monitoreo, facturación, cuentas, y acuerdos. Pero mientras los productos de sistemas de administración de transportación (SAT) encuentran favoritos entre un número creciente de compañías, abarcando todos los tamaños y las industrias, la tecnología no es necesariamente el “golpe mas certero” que la mayoría de los vendedores prometen.
“Antes de decidirse por un producto específico, se necesita considerar una serie de asuntos críticos como el costo, tipo de producto (software con licencia u hospedado), el despliegue y los asuntos operacionales y, lo más importante, el potencial del retorno de la inversión del producto (ROI)”, dice Greg Aimi, un analista de la industria de software de los sistemas de administración de transportación (SAT) para AMR Research, en Boston.
El Desafío de Pepsi
La segunda embotelladora más grande del mundo, PepsiAmericas, con 3.3 mil millones de dólares de ingresos anuales y operaciones en nueve países, necesitaba un software que pudiera llevar al máximo el potencial de sus recursos de transporte, y pudiera proporcionar tanto eficiencia operacional como flexibilidad en la administración. Rizzo encontró la solución a sus necesidades en un sistema de administración de transportación (SAT) ofrecido por LeanLogistics, en Holland, Mich.
Cuando empezó la planificación del despliegue eventual del software, Rizzo supo que estaba frente a una tarea formidable. El producto tendría que traer orden a una infraestructura que estaba al borde del caos.
“No había ni rima ni compás en nuestras operaciones de transporte”, recuerda Rizzo. “Nuestros camiones se rebasaban unos a otros en el camino; utilizábamos un número inmenso de modos y estrategias locales diferentes; operábamos flotillas privadas; utilizábamos flotillas dedicadas; y manteníamos relaciones de logística con terceros.”
El sistema de administración de transportación (SAT) de LeanLogistics a solicitud ayudó a Rizzo y a PepsiAmericas proporcionando planeación diaria, ejecución, y capacidades de arreglo, además de funciones de planeación estratégica periódica. Las características están integradas, y el flujo de trabajo es manejado por reglas de negocio impuestas por los directores de PepsiAmericas.
“El sistema de administración de transportación (SAT) proporciona orientación estratégica para comprar, para la administración de la oferta, para la comunicación con el transportista, y para otras funciones de logística”, dice Rizzo.
El despliegue del sistema de administración de transportación (SAT) empezó en junio de 2002 con una prueba piloto en un número limitado de plantas. Después de cerca de cinco meses, el software se extendió gradualmente a través de la compañía. Después de un año, la compañía logró un 100 por ciento de integración. Tener el software hospedado con LeanLogistics antes de comprarlo, ayudó a PepsiAmericas a experimentar un despliegue anti-estrés y liso, y colocó la carga del hardware y del software de prueba en el proveedor. “Nuestro gasto total de la instalación fue de cerca de 80 horas tiempo de Tecnología”, dice Rizzo.
En los años venideros, el modelo hospedado aliviará también a PepsiAmericas de muchas tareas rutinarias de la administración de sistemas y costos, mientras se aseguran las actualizaciones continuas y automáticas de software de la compañía.
Otro Camino
Mientras Rizzo tuvo suerte al decidirse por su proveedor SAT, y optó por él sin mayor complicación, no todas las compañías lo logran, por lo que siguen un proceso de selección sistematizado. Tal era el caso de Bar-S Foods con sede en Phoenix, un procesador de carnes importante en todo el país.
“Empezamos el proceso de selección de un sistema SAT identificando claramente nuestros objetivos, y desarrollando una lista de los requisitos”, dice Ramesh Ramaswamy, analista de operaciones de Bar-S y director del proyecto del sistema de administración de transportación de la compañía. Entre los requisitos de la compañía estaba la automatización de la planeación del transporte, la ejecución, el arreglo, los reportes, y los procesos del punto de referencia.
Una vez que los objetivos fueron identificados claramente, Bar-S estaba listo para empezar a considerar vendedores individuales de SAT. “Empezamos con 20 vendedores y los pusimos en un proceso de selección exhaustivo”, comenta Ramaswamy. “Solicitamos demos del software RFP de todos los vendedores, y verificamos múltiples referencias de clientes.”
Finalmente Bar-S disminuyó la lista de los contendientes hasta quedarse con uno; Nistevo, con sede en Eden Prairie, Minn. “Nistevo era el proveedor del sistema de administración de transportación (SAT) que satisfizo la mayor parte de nuestros requisitos”, dice Ramaswamy. “Tiene una sólida base de clientes en nuestra industria.”
El despliegue del sistema SAT que incluyó la construcción de una conexión al software financiero JD Edwards de Bar-S, se llevó aproximadamente tres meses. Un beneficio de la solución del sistema SAT de Bar-S es aumentar el edificio de carga. Como muchas compañías, Bar-S encara el desafío de múltiples órdenes que se mueven a múltiples ubicaciones, y vía múltiples transportistas. El sistema de administración de transportación (SAT) analiza los requisitos del transporte de la compañía y diseña los menos costosos y más eficientes horarios.
“El sistema construye y dirige automáticamente las cargas de manera óptima”, dice Ramaswamy. Sin embargo, los directores que no quieren un horario particular creado por el sistema de administración de transportación (SAT), pueden hacer caso omiso del software y meter las nuevas instrucciones.
Para los transportistas de Bar-S, el sistema les permite facturar más fácilmente y hacer pagos más rápidos. También, ahorra dinero de Bar-S reduciendo la cantidad de papeleo. Un portal web sencillo permite inclusive a los pequeños transportistas facturar electrónicamente. “Los transportistas pueden conectarse y facturarnos inmediatamente después de la entrega”, dice Ramaswamy. “Nosotros ya no aceptamos facturas manuales.”
El rastreo de las entregas en línea en tiempo real es otro beneficio importante que ofrece el sistema de administración de transportación (SAT). “El sistema Nistevo tiene una funcionalidad de rastreo que prácticamente asegura las entregas en tiempo real”, dice Brent Byrd, director de distribución de Bar-S. “Emite una alarma si un camión llegará tarde, para que así podamos informar a nuestros clientes antes que ellos nos llamen.”
Además de ayudar a asegurar las entregas oportunas, la infraestructura de comunicaciones de red del sistema de administración de transportación (SAT) les da a los usuarios una mayor comprensión en las órdenes presentes, futuras, y pasadas, eliminando la posibilidad de llamadas telefónicas perdidas, faxes perdidos, y de otros procesos con tendencias de errores manuales.
“Todas las funciones son suaves y visibles a todas las partes de la cadena de suministro implicadas”, dice Byrd. “Estamos todos en la misma página ahora.”
El Camino al ROI
El beneficio de última línea de cualquier sistema SAT son los ahorros en el costo que la tecnología puede generar. Paul Rizzo estima que su sistema ayudó a reducir drásticamente los costos del transporte de PepsiAmericas en aproximadamente un 20 por ciento durante tres años. “Yo no diré que ahorramos ese dinero porque implementamos un sistema de administración de transportación (SAT)”, él hace notar, “pero diré que el sistema de administración de transportación (SAT) lo hizo mucho más fácil.”
Bar-S desplegó su sistema en Marzo de 2006, así que es demasiado pronto para predecir cualquier valor monetario concreto del ROI. Pero Ramaswamy ha visto ya mejoras palpables en las operaciones del transporte de la compañía. “Hemos visto verdaderas mejoras en el edificio de cargas, en las rutas, en la facturación, y en la comunicación eficiente entre los socios comerciales”, hace notar.
La clave es acercarse al proyecto en etapas. “Definir metas flexibles”, sugiere Ramaswamy. “Divida el proyecto en múltiples fases y tenga un programa claro que defina el cómo y el cuándo.”
Los que adoptan un sistema de administración de transportación (SAT) necesitan también darse cuenta de que ese despliegue es sólo la primera etapa en un proceso progresivo. “El despliegue de un sistema de esta naturaleza está poniendo apenas la infraestructura básica en su lugar”, dice Ramaswamy. “Después de eso, usted siempre encontrará áreas adicionales para la mejora.”
Un sistema de administración de transportación (SAT) puede reducir drásticamente los costos de transporte y proporcionar mejoras palpables en el edificio de carga, en las rutas, en la facturación, y en la comunicación entre los socios comerciales.
Los Jugadores en la mercadotecnia
Ningún producto de sistema de administración de transportación (SAT) es semejante. De hecho, para los vendedores la mayoría de los despliegues individuales son únicos. Todavía, en el corazón de todos los productos SAT hay un motor de software que se esfuerza por crear la eficiencia máxima del transporte para sus usuarios. “Los vendedores de un sistema de administración de transportación utilizan algoritmos matemáticos para calcular el costo más bajo para mover los bienes donde ellos necesitan estar a tiempo, utilizando los modos disponibles de transporte”, dice Greg Aimi, analista del sistema de administración de transportación (SAT), de AMR Research.
La mayoría de los vendedores de sistemas de administración de transportación (SAT) ofrecen los productos diseñados para ayudar a los fabricantes, a los minoristas, y otras compañías que necesitan mover los productos de un lugar a otro. Dada la gran cantidad de clientes potenciales, y la gran cantidad de dinero en juego, no es de sorprenderse que el mercado de los sistemas de administración de transportación (SAT) haya creado un paquete fuerte de vendedores; incluyendo a los grandes sistemas de planificación de los recursos de la empresa (ERP) SAP y Oracle; cada uno tratando de diferenciarse de la competencia. Concentrar una base específica de clientes, ofrecer tanto versiones de productos hospedados como con licencia, e integrar funciones del sistema de administración de transportación (SAT) en las soluciones basadas en ERP, son apenas algunas técnicas que los vendedores están utilizando para encontrar un nicho de mercado.
La explicación de los Tipos de Software:
Con licencia: El vendedor del sistema de administración de transportación (SAT) permite a un individuo o a una compañía utilizar su software. El software con licencia reside generalmente en los servidores propios y operados por la compañía.
El software hospedado a solicitud: A diferencia del software convencional con licencia, los programas a solicitud son albergados en computadoras mantenidas por el vendedor de software o un proveedor de terceros.
Basado en ERP: Es el software que ofrece una solución integrada que abarca las finanzas, el sourcing, la demanda de planeación y de transporte.
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