Jun-Sheng Li es presidente del consejo de administración y CEO de Transplace

¿Qué haría usted? Si ocho CD ya están lidiando para mantener el volumen de negocio existente, ¿cuántos CD extra necesitaría para sustentar un plan de expansión, digamos, a 3,500 tiendas?

Esta situación es una verdadera oportunidad de oro para efectuar una revisión meticulosa y una posible reingeniería de la infraestructura y el proceso de la cadena de abastecimiento.

Con el objeto de determinar cómo mejorar el desempeño de la cadena de abastecimiento, tome en cuenta los tres elementos críticos: las órdenes de compra, la infraestructura y tanto el proceso, como la tecnología de la administración de la logística.

1. Órdenes de compra. Por lo común las órdenes de compra son generadas por un sistema de administración de pedidos o por un sistema de administración de almacenes, los cuales se basan en ciertos parámetros y políticas de formulación de pedidos definidos, como el requisito del nivel mínimo de inventario, el tiempo de entrega de la orden y la variación, la frecuencia de la orden y la cantidad mínima de una orden. A veces, sin embargo, la cantidad de una orden se determina a partir del volumen del vendedor o por un descuento promocional.

Un buen cálculo de la cantidad de una orden también debería considerar el embalaje y las características de transportación del producto. Por ejemplo, ¿la cantidad requiere camiones de carga completos, plataformas de carga completas, capas enteras o cajas completas de mercancía, o sólo parciales? ¿Las dimensiones del empaque permiten una transportación sencilla?

La cantidad de la orden de compra correcta debería ayudar a maximizar el uso de la capacidad cúbica de un trailer o un contenedor. Además, hay un balance delicado entre el nivel de inventario y la frecuencia de los pedidos. Cuanto más frecuentes son éstos, menor será el inventario almacenado.

Por desgracia, las órdenes más frecuentes son por cantidades más pequeñas, lo cual genera mayores costos de transportación.

Desatención a las fechas de vencimiento de las órdenes

Algunos gerentes de compras olvidan un elemento crucial en las órdenes de compra eficientes: las fechas de vencimiento de las órdenes. Algunos minoristas permiten a los vendedores tener un margen de vencimiento muy amplio --por ejemplo, cualquier día de cierta semana-- para entregar un producto, mientras que otros minoristas pueden requerir que la entrega en el muelle de recepción se haga en una fecha específica.

Sin embargo, cuando un minorista tiene un programa eficaz de administración de logística de entrantes y es también responsable de la transportación de dichos entrantes, el minorista especificará también una fecha y un plazo para recoger el producto en la ubicación de envío del vendedor.

Este control tan acucioso sobre los fletes entrantes reduce la variación en el tiempo de entrega, disminuye el tiempo de tránsito y minimiza el nivel de inventario requerido al mismo tiempo que mantiene un alto porcentaje de órdenes cumplidas.

2. Infraestructura. La cadena de abastecimiento de un minorista incluye las ubicaciones de envío de los vendedores, los CD o almacenes del minorista, las instalaciones de trasembarque ( crossdocking ) (si están separadas de los CD) y las ubicaciones de las tiendas minoristas.

En el típico flujo de productos de un minorista, una vez que un vendedor recibe la orden de compra, el producto se desplaza del muelle de envío del vendedor hacia los almacenes/CD del minorista, el trasembarque y de ahí llega a las tiendas. Algunos productos pueden ser enviados directamente a las tiendas ignorando por completo los puntos intermedios.

A simple vista, todas las cadenas de abastecimiento de los minoristas parecen iguales, pero su desempeño puede variar en forma drástica. Para optimizar la infraestructura de una cadena de abastecimiento, debe examinarse la totalidad del sistema: desde los puntos de venta (tiendas y ubicaciones de los clientes), hasta el punto de abastecimiento (ubicaciones de envío del vendedor) y todos los puntos intermedios (almacenes, CD y ubicaciones de trasembarque).

En el nivel estratégico, usted puede determinar la cantidad, el tamaño y la ubicación óptimos de las instalaciones de servicio intermedias, como los CD y/o los lugares de trasembarque, una vez que tenga las ubicaciones de la tienda y del vendedor.

También se puede optimizar la asignación de tiendas a los centros de distribución apropiados. En la investigación de operaciones a esto se le suele denominar como el problema de adjudicación de ubicación. A menudo los CD ya están ubicados y no podrían ser cambiados o reubicados en poco tiempo. Aún existe, sin embargo, la oportunidad de reoptimizar la asignación del servicio a tiendas por parte de los centros de distribución existentes.

Reingeniería del flujo de entrada

Si un alto porcentaje de envíos de camiones con carga parcial (less-than-truckload, LTL) entra a cada centro de distribución, entonces existe un gran potencial para llevar a cabo una reingeniería en el flujo de carga de entrada, lo cual se puede conseguir introduciendo operaciones de trasembarque en los CD.

Esto transforma de manera eficaz el modo "camiones con carga parcial" en modo "camiones con carga completa", y acelera el paso de los productos hacia los envíos de entrega a las tiendas. El modo de conversión de camiones con carga parcial a camiones con carga completa suele generar un porcentaje de ahorros de dos dígitos en el costo de transportación, y con frecuencia provee una eficiencia de carga adicional para las operaciones de fletes de entrega a la tienda. El trasembarque reduce en forma drástica el tiempo transcurrido desde el envío del proveedor hasta la entrega en la tienda, por lo que genera reducciones sustanciales de inventario detenido.

3. El proceso y la tecnología de la administración de la logística. La mejor práctica de la administración de la logística de entrada exige la integración y sincronización de la selección del vendedor, el cumplimiento de la orden, la emisión de la orden de compra y la transportación de productos desde las ubicaciones de envío de los vendedores hasta los CD, los almacenes y las tiendas.

Una vez que son expedidas las órdenes de compra, el sistema de administración de transporte calcula el peso, el volumen y la cantidad de plataformas, con base en la cantidad de la orden y en los requerimientos del envío. Algunas órdenes de compra individuales pueden ocupar uno o más envíos de camiones con carga completa, mientras que otros pueden ocupar sólo algunas plataformas o algún espacio de carga parcial. Si hay muchos envíos de camiones con carga parcial (LTL) para cada CD individual, entonces hay una oportunidad obvia para hacer una reingeniería en el flujo de cargas entrantes, usando procesos tales como la consolidación de los envíos de camiones con carga parcial o el trasembarque.

El sistema de administración de transporte determina el mejor modo de transportación, utilizando recursos comunes regionales u operaciones de trasembarque para consolidar los envíos de camiones con carga parcial en camiones con carga completa. La planificación y ejecución de la transportación lleva tiempo --recolecciones definidas en las ubicaciones de envío del vendedor. El sistema de administración de transporte permite a los vendedores tanto acceder al plan de envío como verlo a través de aplicaciones web que no sólo proporcionan la agenda de las recolecciones sino también información adicional, incluyendo los requerimientos de carga y la preparación del documento de envío.

El sistema de administración de transporte también optimiza la asignación de cargamentos a los transportistas, lo cual ayuda a disminuir el costo por transporte y a cumplir con los requerimientos del servicio.

El sistema de administración de transporte mejor en su tipo

Para decirlo en pocas palabras, el mejor sistema de administración de transporte minorista debería realizar las siguientes funciones:

•  Procesar órdenes de compra en requerimientos de envío; por ejemplo, peso, volumen, plataformas, camiones de carga.

•  Optimizar el modo del transporte --bultos, camiones con carga parcial, camiones con carga completa, combinación de modos-- para cada envío.

•  Determinar las mejores opciones de trasembarque/recursos comunes y consolidar camiones con carga parcial

•  Asignar transportistas a los envíos en forma óptima, a partir de porcentajes contratados, para minimizar el costo total del transporte y asegurar así que la recolección y la entrega serán puntuales.

•  Proporcionar aplicaciones basadas en la web a todos los involucrados, para coordinar el plan y la ejecución del envío.

•  Administrar y monitorear las actividades de transporte con características de seguimiento y rastreo visibles a través de la web.

•  Hacer una revisión de cuentas de carga, pago y reportes.

•  Proporcionar un reporte de administración de servicios y de los costos resultantes.

Ahora regresemos a la situación descrita al principio de esta columna. Ésta es una historia verdadera que ocurrió en 1996. Siete años más tarde, el minorista con 1,150 tiendas se convirtió en la tienda minorista líder con 3,500 establecimientos, usando únicamente los ocho centros de distribución originales. Este minorista fue capaz de convertir el desafío logístico de hace siete años en una ventaja competitiva actual.

¿Cuántos CD nuevos se agregaron para soportar un crecimiento al triple en el del volumen de negocios? Ninguno.

Jun-Sheng_Li@transplace.com