Bill Knasinski es vicepresidente de soluciones de embalaje y logística para GENCO

8 pasos para protegerse contra el fraude en paquetería
Por Bill Knasinski

El fraude en paquetería es uno de los delitos más desatendidos en los negocios. Sin embargo, con una estimación de 400 mil millones de dólares en pérdidas al año por robos de empleados, tan sólo en los Estados Unidos de Norteamérica, el fraude en paquetería no debería ser pasado por alto.

El tipo más obvio de fraude en paquetería ocurre en el trabajo, con delitos que van de los más inofensivos en apariencia, envío de paquetes personales a cuenta de la compañía, hasta los más reprobables, como el robo de contenedores llenos de mercancía en los centros de distribución.

Si uno de cada 10 empleados enviara un paquete personal por tierra al año a través del sistema de paquetería de su patrón, el costo sería de más de 70 millones de dólares. Eso sin contar a los empleados que envían sus paquetes navideños por correo aéreo para el siguiente día a cuenta de la compañía, o el trabajador que envía un regalo de cumpleaños a través de la cuenta de FedEx de la compañía.

Piense en lo fácil que es para los empleados que trabajan en un centro de distribución hacer una etiqueta de envío dirigida a la persona que quiera, y no al destino deseado. Los empleados usan un protocolo normal y reemplazan la dirección de envío por la de un amigo o familiar, incluso por la suya propia. A menos que un supervisor observe con atención los movimientos de cada empleado, o que use un sistema sofisticado de prevención en las instalaciones, resulta casi imposible ubicar estas trasgresiones.

De hecho, los minoristas tienen más miedo a los empleados deshonestos que a los ladrones de tiendas, según un estudio realizado por Ernst & Young. El estudio atribuye al robo de los empleados 47 por ciento del dinero perdido por reducción de inventario, lo cual es el elemento individual que más contribuye a la reducción general de inventario. Aunque el volumen de ladrones de tiendas es mayor, el valor en dólares por cada incidente de robo a manos de empleados es mucho mayor que el del hurto en tiendas.

Las vulnerabilidades en los centros de distribución generan preocupaciones aún mayores. Si un centro de distribución usa múltiples transportistas, es imposible que alguien revise a todos los camiones o a los conductores que entran y salen del centro de distribución. Por ejemplo, el amigo de un empleado puede entrar con un camión sin nombre, llenarlo con mercancía, inventar una firma y salir del centro de distribución. Es casi imposible rastrear este tipo de camiones. De hecho, usted podría no saber de una carga robada hasta que un cliente se queje porque no ha recibido algunas órdenes. Para ese momento el camión, su conductor y los bienes estarán muy lejos.

Usted podría pensar que su compañía está segura si utiliza cámaras, alarmas y guardias de seguridad. Pero, ¿quién vigila a las cámaras y a quién buscan para encontrar fraudes en paquetería? Es muy fácil pasarlos por alto. Cuando una de sus medidas de seguridad ubica un error, a menudo no hay pista alguna que conduzca al ladrón.

Cómo contraatacar

La mayor parte de las compañías realizan auditorías para hallar lo que las cámaras y los guardias no encuentran. Sin embargo, las auditorías son prácticamente inútiles si no se realizan en forma adecuada. Un error frecuente consiste en aplicar auditorías programadas, lo cual significa que los empleados saben cuándo serán realizadas. A continuación aparecen ocho políticas que pueden usar las compañías para combatir el robo en paquetería dentro de su lugar de trabajo.

•  Realice auditorías no programadas de los recibos de sus transportes de paquetería para los envíos personales. Solicitar recibos electrónicos a sus transportistas es el mejor procedimiento. Si su organización envía más de 100 paquetes diarios, debería usar una aplicación de base de datos como MS Access, Oracle o SQL Server para analizar las facturas. Estos sistemas realizan búsquedas complejas en los nombres de los remitentes, sus orígenes, destinos y otros campos que podrían ayudarle a reconocer el robo de empleados. También puede buscar los campos de referencia en los números de artículo en eBay, un signo claro de que está ocurriendo robo en su compañía, a menos que ésta use eBay para hacer negocios.

Si su compañía envía menos de 100 paquetes al día, importar los recibos a una hoja de cálculo es suficiente. Organice la información por nombres de destinatario para hallar destinos desconocidos, que a menudo son señal de envíos no autorizados.

Las festividades invernales son la mejor época del año para realizar una auditoría de envíos personales porque la mayor parte de los robos por empleados ocurren entre el 15 de noviembre y el 31 de diciembre.

•  Solicite copias electrónicas de sus declaraciones de transporte de envíos. Compare las declaraciones con las órdenes enviadas en el sistema de servicio de su cliente y busque las discrepancias. Esto ofrece una pista fácil para investigar.

•  Pruebe sus medidas de seguridad. Se sorprenderá por los huecos que hallará en su sistema de prevención de sistemas. Una vez que encuentre las vulnerabilidades, podrá mejorar sus medidas de seguridad.

•  Establezca una línea anónima de avisos. Esto puede ser una herramienta útil para ubicar los robos por empleados. A menudo los compañeros de trabajo se muestran ávidos de proveer información sobre un empleado sospechoso si saben que no serán identificados.

•  Realice auditorías internas no anunciadas. El miedo de ser capturado debería maximizar la efectividad de las auditorías internas. Los trabajadores son menos propensos a robar si no saben cuándo serán auditados.

•  Investigue a los empleados antes de contratarlos. Puesto que no puede observar cada movimiento de sus empleados, debe asegurarse de saber al menos a quién está contratando. La investigación de los empleados es esencial. Una vez que haya confirmado el pasado de los solicitantes y haya contratado a la gente más calificada y confiable, capacítela en torno a las políticas de la compañía en cuanto a robos en paquetería.

•  Inicie un programa de ética para empleados. Asegúrese de que éste defina el robo por empleados y los castigos correspondientes. Promueva la honestidad e incite a los empleados a usar la línea anónima de avisos.

•  Aplique castigos severos. Si el fraude en paquetería no puede ser prevenido, los delincuentes deben ser ubicados y castigados. Aplicar castigos les hará saber que su compañía no tolera el robo.

Sin importar si se trata de enviar un paquete personal con dinero de la compañía, cambiar la etiqueta para enviar paquetes a amigos o robar un contenedor con mercancía de la compañía, el fraude en paquetería en el lugar de trabajo es algo serio, y muy caro. ¿Su compañía está poniendo atención a ello?

(Para flash únicamente)
400 mil millones de dólares en pérdidas por robos de empleados en paquetería se estima anualmente. ¿Su compañía está poniendo atención a ello?