JUNIO 2006
Fletes pagados: Volviendo a los principios básicos
Por Ross Harris

En el principio del nuevo milenio, muchas compañías de fletes pagados agregaron el último artilugio “explosivo” a sus sistemas de información o productos de fletes pagados. Ahora, esas compañías han desilusionado a los clientes que quieren que sus proveedores vuelvan a los principios básicos.

Aunque los instrumentos de información permanezcan siendo importantes, los principios básicos de los fletes pagados son ahora la prioridad. Hoy, los exportadores buscan una compañía que pague sus cuentas con precisión y rapidez, y proporcione un servicio sólido al cliente y al exportador.

Las manías y las tendencias de los fletes pagados
La industria de los fletes pagados no es ajena a las manías y tendencias. En la década de los ochentas, el pago del flete respaldado por los bancos era el arrebato. Los tipos de interés permitieron a estos ganar grandes cantidades de dinero. Cuando los tipos de interés disminuyeron, los bancos abandonaron su interés en la industria y fueron reemplazados por oficinas de servicio independientes.

La década de los noventas destacó la importancia de los sistemas de información en la industria de fletes. Estos empezaron como sistemas autónomos con actualización de datos por medios magnéticos. A mediados de la década, los sistemas de información estuvieron en línea a través de conexiones de marcación telefónica, mismos que fueron abandonados varios años después a favor de un acceso basado en la web.

Apretando un botón
Cuando la industria entró al nuevo milenio, la manía empezó a ser la de ofrecer a los clientes un conjunto de reportes preprogramados plagados con cuadros, gráficos y colores, pero poco valor real. Los proveedores que buscaban diferenciarse de los competidores promulgaron estos informes enlatados con bombos y platillos.

Los exportadores fueron deslumbrados por la idea de que ellos podrían producir esos grandes trabajos de publicidad en el escritorio con sólo apretar un botón. Ellos esperaron que estos instrumentos los ayudaran a monitorear los costos y reducir los gastos, especialmente mientras la economía se suavizaba. Desafortunadamente, la promesa proyectada en estos instrumentos nunca se llevó a la realidad. Los datos proporcionados por los informes eran inexactos y, en términos generales, los informes carecían de flexibilidad, convirtiéndolos en algo sin valor. Sin un instrumento robusto de búsqueda para complementarlos, el enlatado no podría ayudar a los exportadores con redes complejas de transportación. Los reportes mostraban de alguna forma una promesa, sin embargo, lo hacían señalando un componente clave de la propuesta de valor de las compañías de fletes pagados: la información.

La información contenida dentro de las transacciones de fletes y de logística de los exportadores no debe ser subestimada. Con esa información, los profesionales de logística pueden obtener una detallada visibilidad de sus costos; y de los conductores de esos costos por ubicación, negocio, o aún por producto.

La información lo es todo
La información no es una manía; es la realidad de la propuesta de valor del flete pagado. Sin embargo, ésta presupone que los proveedores de fletes pagados tienen un proceso bien controlado que proporciona una alta integridad de datos.

Muchos exportadores están frustrados por los asuntos de integridad en los datos de los proveedores, y ahora están buscando a proveedores que puedan construir un almacén de datos que contenga información segura. Sin la integridad de los datos, los instrumentos de información de cualquier banda se encuentran sin valor.

Dentro de los últimos 10 años, una gran cantidad de proveedores de fletes pagados ha ofrecido la promesa de un proceso completo de intercambio electrónico de datos (IED), que elimina las facturas en papel. Ellos se llaman a sí mismos proveedores absolutos de “IED”. Sin embargo, desplegar este proceso para un exportador, significa eliminar puntos de control que cubren la autorización y auditoría del embarque.

El trabajo de estas implementaciones absolutas de “IED” está bajo un gran escrutinio gracias a la subida de Sarbanes-Oxley, y de las serias deficiencias de auditoría y de control que se han revelado. En su prisa por ser proveedores absolutos “IED”, algunos tomaron atajos en la auditoría y en la integración de los datos. Cabe mencionar que convertir facturas de papel a IED es un logro digno de reconocimiento, pues las transacciones modernas de logística para tales conversiones son complejas y titánicas.

Papel Versus electrónica
Finalmente, algunos procesos se quedarán en papel para preservar una auditoría conservadora y asegurar el control apropiado de los mismos. Un proveedor de fletes pagados debe tener un método sólido para manejar las transacciones, independientemente de que sean en papel o por vía electrónica.

Muchos de los exportadores que han utilizado los servicios de las compañías de fletes pagados durante los últimos 10 años han reconsiderado sus prioridades para escoger a un proveedor de fletes pagados. Ellos ahora buscan a un proveedor que se destaque en los principios básicos: el pago a tiempo, una auditoría precisa, un sólido servicio de atención al cliente, y una buena integración de los datos.

Regresar a los principios básicos es la clave: el pago a tiempo, una auditoría precisa, un sólido servicio de atención al cliente, y una buena integración de los datos.

Ross Harris es vicepresidente ejecutivo,
De AIMS Logistics
rharris@aimslogistics.com
901-854-2422