Grant Opperman es presidente y jefe de estrategia en D.W. Morgan Company

Septiembre 2005
Los cinco inventarios: Invisible a los clientes, crucial para los resultados
Por Grant Opperman

El profeta de las inversiones Warren Buffet describió una vez a los negocios como un vehículo en el que el espejo retrovisor siempre está más limpio que el parabrisas. Tenía razón, y la logística mal administrada es la suciedad en el parabrisas. No ser capaz de ver y administrar redes de abastecimiento globales para responder a la demanda hace que los negocios resulten turbios.

En el pasado, esa incapacidad se hacía más patente dentro de las cuatro paredes de la empresa. Los encargados de aprovisionamiento no hablaban con los de ingeniería, la producción no sabía qué estaba haciendo el personal de ventas, y ninguno de los grupos escuchaba la señal de demanda clara por parte del consumidor final.

Los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) ayudaron a resolver el problema dentro de la compañía justo a tiempo para las nuevas complejidades que suponen la producción global y el aprovisionamiento y distribución subcontratados que lanzan más lodo al parabrisas. Por eso, limpiamos la autopista del comercio pensando que hemos hecho progresos, cuando el cumplimiento de la ley Sarbanes-Oaxley, las ordenanzas de reciclaje, la administración de impuestos y otros peligros, vuelven a empañar el parabrisas.

Nunca antes los negocios habían cambiado en forma tan radical y rápida. Pero el reto general aún se sigue relacionando con la administración del aprovisionamiento de inventarios para responder a la demanda de los clientes. Sin embargo, la mayoría de las compañías no están viendo todo su aprovisionamiento. Existen cinco tipos clave de   inventario de provisiones, y la mayoría de los negocios sólo ven uno o dos de ellos.

Un nuevo tipo de sistema de aprovisionamiento desarrollado en torno a estos cinco inventarios resulta necesario para satisfacer la demanda actual de los consumidores todopoderosos. Este sistema es una red en todo el sentido de la palabra, con hardware de red, comunicaciones en red y administración de colaboración en red. Estas nuevas redes de aprovisionamiento eliminan la duplicación de esfuerzos para que los negocios puedan servir a los clientes con mayor rapidez. Ofrecen herramientas analíticas que les otorgan mejor visibilidad de la información de los clientes y apalancan los procesos de negocios desde los proveedores de materias primas hasta los encargados de reciclaje.

¿Cuáles son esos cinco inventarios? ¿Por qué tienen tal importancia?

•  Materias primas. La mayoría de los manufactureros se enfocan en el aprovisionamiento del inventario en su fábrica. Pero la historia comienza realmente con las materias primas, los bienes que provienen de sus proveedores y de los proveedores de éstos. Si no puede ver y administrar materias primas, no puede controlar lo que hará en la semana, trimestre o año siguiente.

Por ejemplo, hace poco una empresa multimillonaria vio cómo su negocio entero se detuvo cuatro días porque se le acabaron las tarimas. Sí, tarimas. Los administradores de la compañía nunca vieron las tarimas como parte de su inventario de aprovisionamiento, y pagaron esa falta de visión con sus empleos.

•  El trabajo en proceso. Los bienes construidos en su fábrica (o en estos días quizá en la fábrica de un manufacturero por contrato), constituyen el segundo tipo de inventario de aprovisionamiento. En la década de 1990, el impulso para implementar los sistemas ERP fue un verdadero esfuerzo para comenzar a coordinar esta forma de aprovisionamiento. Pero la necesidad de ver y controlar este inventario ha crecido en forma exponencial con la producción global y todas sus ordenanzas de regulaciones.

•  Bienes terminados. Este tercer inventario puede ser controlado en su propio almacén o por un distribuidor. Muchas compañías líderes en el mundo no tienen control de los bienes terminados. Durante una reciente convención en una de las tres grandes fábricas de automóviles, los administradores se tronaban los dedos porque no podían ver bienes terminados. Cuando los clientes deseaban rojo en vez de azul, radio satelital en vez de discos compactos, transmisión en las cuatro ruedas en vez de quema cocos, el fabricante de automóviles no pudo responder nada.

•  Inventario en servicio. Si creía que la administración del inventario para distribución era complicada, prepárese para este cuarto tipo de inventario. El servicio está comenzando a ser reconocido por lo que es otro tipo de aprovisionamiento. El inventario en servicio es crucial, y sus necesidades deben ser administradas con pericia.

De no hacerlo, no será capaz de usar el análisis de fallas para diseñar mejores productos. Incluso podría ocasionarle problemas legales serios si no cumple con las ordenanzas de reciclaje y otras regulaciones globales. Si su producto termina en un depósito de desechos tóxicos en el fondo de algún río, será problema suyo, no del encargado de reciclaje.

•  Transporte. La quinta clase de inventario podría sorprender a algunos. Por tradición, la cadena de abastecimiento ha sido definida como "un conjunto de inventarios conectada por el transporte". Pero el transporte es en realidad un quinto inventario.

Los bienes en tránsito dan cuenta de entre cinco y 20 por ciento de los ingresos de una compañía. Los bienes en tránsito están en sus libros, o en los libros de sus socios comerciales. Es un inventario real que está en un avión, en un tren, dentro de un automóvil o en un barco, y no en una bodega. En muchas compañías actuales, el inventario en tránsito se administra por una docena de personas, con cientos de transportistas distintos en miles de formas distintas, sin visibilidad en el nivel empresarial sobre los bienes.

Por ejemplo, una compañía casi perdió sus ingresos trimestrales porque un embarque no llegó a Dusseldorf. Puesto que no había visto a tales bienes como inventario, la compañía no se enfocó en corregir los términos de transferencia.

Otra compañía vio un gran embarque que regresó a su puerto el último día del trimestre, lo cual torpedeo sus ganancias. Por su falta de visibilidad, no estaba preparada para esa desagradable sorpresa financiera.

Estos son grandes problemas para los que los negocios apenas están preparados. Las fuentes de demanda complican aún más las cosas. La demanda de los clientes está en el centro del nuevo modelo de aprovisionamiento y demanda. En este modelo los clientes siguen interactuando con una marca, pero su transacción fluye directamente a cualquier fuente de aprovisionamiento que satisfaga sus necesidades. La señal de demanda se recibe sin distorsión y es satisfecha desde la ubicación más eficiente. Todos los miembros del sistema de aprovisionamiento deben trabajar juntos para satisfacer los requerimientos de los clientes.

La información es la clave
Más importante aún, en este modelo la información no tiene que serpentear de arriba hacia abajo en una cadena lineal. Esta nueva red se construye en torno a la información, no en torno a series de instalaciones físicas. Los manufactureros líderes deben proveer de las herramientas para compartir su información junto con la experiencia para apalancarla.

Con cada uno de los cinco inventarios existen oportunidades para crear ganancias desarrollando una colaboración en red y en tiempo real entre los socios de aprovisionamiento. Los que construyan redes de aprovisionamiento para el siglo xxi se expandirán y obtendrán ganancias en el nuevo mercado global, y quienes no lo hagan terminarán perdiendo clientes.

Cualquier compañía que desee seguir siendo competitiva y rentable debe revisar todo el ciclo de vida de su producto y comenzar a abarcar los cinco inventarios para conseguir el mayor desempeño y las mejores recompensas.

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